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Dokumentation statt Erinnerung (Aus gegebenem Anlass)

In jeder Organisation entstehen Entscheidungen, Diskussionen und unterschiedliche Auffassungen. Das ist normal und gehört zu einer lebendigen Demokratie ebenso wie zu einer funktionierenden Vereins- oder Vorstandsarbeit.

Schwieriger wird es, wenn Monate oder Jahre später unterschiedliche Erinnerungen aufeinandertreffen. Dann stellt sich häufig die Frage:

Was wurde tatsächlich gesagt? Was wurde beschlossen? Worauf stützen sich spätere Bewertungen?

Aus diesem Grund habe ich mich entschlossen, Sitzungen und die dazugehörigen Arbeitsunterlagen künftig systematisch zu dokumentieren und – soweit rechtlich zulässig – strukturiert auszuwerten.

Ziel

Es geht ausdrücklich nicht darum,

• Personen zu bewerten,
• Konflikte zu verschärfen,
• Transkripte zu veröffentlichen,
• oder einzelne Aussagen aus dem Zusammenhang zu reißen.

Ziel ist vielmehr eine nachvollziehbare Dokumentation von Abläufen und Entscheidungen.

Hierzu gehören insbesondere

• chronologische Zeitachsen,
• Faktenlisten,
• Dokumentation von Beschlüssen,
• Quellenabgleiche,
• Integritätsnachweise,
• nachvollziehbare Versionierung,
• Dokumentation offener Fragen,
• Trennung zwischen belegten Tatsachen, dokumentierten Äußerungen und offenen Punkten.

Keine Veröffentlichung von Transkripten

Veröffentlicht werden keine vollständigen Audioaufzeichnungen oder Transkripte.

Die veröffentlichten Dokumente sind eigenständige Arbeits- und Dokumentationsprotokolle.

Soweit erforderlich, enthalten sie lediglich Verweise auf die zugrunde liegenden Dokumentationsquellen.

Originalaufzeichnungen und vollständige Transkripte verbleiben außerhalb der veröffentlichten Dokumentation und dienen ausschließlich der Integritätsprüfung und einer möglichen späteren Belegführung im Rahmen der jeweils geltenden rechtlichen Voraussetzungen.

Warum dieser Aufwand?

Komplexe Vorgänge entwickeln sich häufig über viele Monate.

Erst die chronologische Betrachtung verschiedener Sitzungen ermöglicht es,

• Zusammenhänge nachzuvollziehen,
• Entwicklungen zu erkennen,
• unterschiedliche Darstellungen miteinander zu vergleichen,
• spätere Entscheidungen einzuordnen,
• und auf einer gemeinsamen Tatsachengrundlage zu diskutieren.

Dabei können sich sowohl bestätigende als auch entlastende Erkenntnisse ergeben.

Gerade deshalb sollte eine Dokumentation ergebnisoffen erfolgen.

Arbeitsweise

Die Dokumentation erfolgt rekursiv und wird kontinuierlich fortgeschrieben.

Neue Sitzungen werden nach denselben Grundsätzen aufgenommen und in die Gesamtchronologie eingeordnet.

Frühere Versionen bleiben erhalten und werden nicht überschrieben.

So entsteht Schritt für Schritt ein nachvollziehbares Archiv, das Entwicklungen über längere Zeiträume dokumentiert.

Transparenz statt Erinnerungslücken

Eine gute Dokumentation ersetzt keine Diskussion.

Sie ersetzt auch keine rechtliche Bewertung.

Sie schafft jedoch eine gemeinsame Tatsachengrundlage, auf der Diskussionen sachlicher geführt werden können.

Transparenz bedeutet nicht, möglichst viele Informationen ungeordnet bereitzustellen.

Transparenz bedeutet, Informationen nachvollziehbar, überprüfbar und im zeitlichen Zusammenhang zu dokumentieren.

Gerade in Organisationen, die demokratische Mitwirkung fördern wollen, kann eine strukturierte Dokumentation dazu beitragen, Vertrauen zu stärken, Missverständnisse zu reduzieren und Entscheidungen auch nach längerer Zeit noch nachvollziehbar zu machen.